کاربرد ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنجا روشن می‌شود که انواع مختلفی از سیستم اتوماسیون اداری برای کارکردهای تجاری و ارتباطی استفاده می‌شود. انواع فعالیت‌هایی که امروزه تحت عنوان نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری انجام می‌شده است قبلا به صورت دستی یا در مکان‌های مختلف یک شرکت انجام می‌شد، مثل تهیه نامه‌های کتبی. همچنین کارکردهایی مثل حروف‌چینی یا چاپ،کارهای موردنیاز هر شرکت است که در گذشته نیاز به متخصصانی در خارج سیستم داشت و امروزه با صرفه‌جویی در هزینه و زمان، در درون سازمان انجام می‌شود. به طور کلی سه فعالیت اساسی سیستم اتوماسیون اداری از این قرار است:

ذخیره‌سازی اطلاعات

ذخیره‌سازی سوابق اداری و سایر فرم‌ها و اسناد اصلی. که شامل تصاویر و فایل‌های ویرایش شده است.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه ، تقویم آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

تبادل اطلاعات

نامه الکترونیکی، نامه صوتی و نمابر نمونه‌ای از اطلاعات الکترونیکی هستند

مدیریت اطلاعات

ردیابی داده‌های کوتاه مدت و بلند مدت در حوزه برنامه‌های مالی، برنامه‌های تخصیص نیروی کار، مخارج بازاریابی و تبلیغات، اطلاعات موجودی و سایر اطلاعات مربوط به کار

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c%e2%80%8c%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1/